セミナーを開催したいと考えている場合、まずは事前の準備の段階で、セミナーの開催に必要なアイテムをそろえておかなければなりません。ひとまとめにアイテムと言っても、どのようなものが必要か分からない人がほとんどではないでしょうか。セミナーを開催するのが初めてであれば、なおさら分からないと思います。そこで、セミナーを開催するにあたって、どのようなアイテムを準備しておいたら良いかまとめますので参考にしてください。

セミナーの前日までに自分で用意しておかなければならない主なアイテム

アイテム数量備考
レジュメ参加人数分+予備として10部程度当日のセミナーでの講義内容をまとめた資料を配布します。あまり詳しく内容を書きすぎず、簡単な目次程度にしておくのがおすすめです。レジュメに余白を作り、参加者がそれぞれ自由にメモを書けるようにしておきましょう。
参加者リスト1部+予備として2部程度当日参加する予定の人を、リストにしてまとめておきます。個人情報保護の観点から、記入時以外は他の参加者に見られることのないように厳重に管理しなければいけません。
名刺入れ 当日参加する予定の人で名刺を持っている人がいれば、名刺交換することになりますので、相手から頂いた名刺を管理しておきます。交換時以外はふたを閉めておき、厳重に管理しましょう。
お釣り用のお金それぞれ足りなくならない程度当日に受講料を受け取る場合や、セミナーに関係する商材を販売する場合の備えとして、お釣り用のお金を用意する必要があります。
領収書参加人数分+予備として10部程度日付や金額、但し書きなどは前もって記入しておいて、当日スムーズに渡すことができるように準備しておきましょう。
商材足りなくならない程度当日、セミナーに関係する商材を販売する予定があれば、忘れないように準備しておきます。
チラシ参加人数分+予備として10部程度当日販売する商品や自分の会社の商品などがあれば、参加者への配布用として、その商品に関するチラシも持参したほうが良いでしょう。もし次回のセミナーの予定がある場合は、そのセミナーの詳細が書かれたチラシも一緒に持参しましょう。
BGM用のCD必要な枚数セミナー開始から終了までの時間が数時間に及ぶ場合は長時間になり、参加者も疲れてしまいますので、BGMを流すのがおすすめです。セミナーが始まる前の受付時間には、アップテンポの曲を流すと良いでしょう。昼食の時間にはリラックスできそうな曲を流すと良いですよ。
スタッフの名札スタッフの人数分+予備として3つ程度講師を除く、セミナーのスタッフ用に名札を用意しておきます。講義中に参加者の中で体調が悪くなったり何かあったりした人がいた場合に、誰がスタッフなのか分かるようにしておくという意味合いもあります。また、スタッフにとっても、名札があると気持ちが引き締まるため、セミナーの運営には名札を準備しておいたほうが良いでしょう。
撮影機材一式必要なだけセミナーの記録用に用意しておくと便利です。ビデオカメラやデジタルカメラ、ICレコーダーなど、使いたい機材を持って行きましょう。念のため、予備のバッテリーや延長コード、三脚も一緒に準備しておきましょう。
鉛筆、ボールペン10本程度筆記用具を忘れた参加者がいた時のために準備しておきます。
現金足りなくならない程度万が一お釣りが足りなくなるということも考えられますし、当日は何があるかわからないので、少し多めに用意しておきましょう。
名刺足りなくならない程度どれくらいの参加者と名刺交換をするか分からないため、少し多めに持って行くと良いでしょう。
プレゼン用のノートパソコンと延長電源ケーブル、コネクタやVGAアダプタ1台(もしあれば予備として+1台)プレゼンにパソコンを使用する場合、ネット接続ができるパソコンを1台持って行きましょう。コネクタも必須です。使用するパソコンがMacの場合はVGAアダプタが必要です。万が一機器のトラブルがあった場合に備えて、予備のパソコンがあれば1台持って行くと安心です。
ポケットWi-Fi1台使用する会場にWi-Fiの設備があるとは限らないため、プレゼンにパソコンを使用する場合はポケットWi-Fiがあると安心です。
アンケート用紙参加人数分+予備として10部程度セミナー開催後に、参加者にアンケートを取ることは大切です。参加者の意見を聞くことにより、次回以降にセミナーを開催する時に活用できますし、セミナー終了後の営業活動にも役立ちます。

まずは、セミナーの前日までに自分で用意しておく必要がある主なアイテムについて表にまとめました。中には、セミナーの内容や受講料の支払い方法などによっては必要ないアイテムもあるかと思いますが、表の中で自分自身のセミナーで必要なものは何かを考えながら、参考にできそうなところがあれば参考にしてみてくださいね。

次は、セミナーの開催にあたって必要なものについて、“セミナーの会場内で必要なアイテムや備品”、“セミナーの会場の外で必要なアイテムや備品”、“セミナーの受付の時に必要なアイテムや備品”の3つに分けてまとめていきます。先ほどまとめた表の内容と重なっているものも何点かありますが、他のものとも見比べやすいように、改めてまとめておきます。

なお、ここからまとめる表では、セミナーそのもので使用するアイテムや備品についてまとめていますので、表にまとめたものの中には講師が使用するのではなくスタッフが使用するものも含まれています。

セミナーの会場内で必要なアイテムや備品

必要なアイテムや備品備考
会場図面会場内の電源やコンセントの場所、非常口の位置などを確認できます。機材の配置や客席の作り方などにも関係してきますので、事前に確認して、それぞれの場所をきちんと把握しておきましょう。
進行台本講義の時間配分など、セミナーに関することが詳しく書かれたスケジュール表のようなものです。セミナー当日は、スタッフとして裏方の業務を行う全員が、同じ進行台本を持っておきましょう。
レーザーポインター講義の内容によって使用する場合と使用しない場合があります。もし使用する場合は必ず、もうひとつ予備として用意しておきましょう。
登壇者(講師)用の水500mlのペットボトルの水で大丈夫です。演台の上に、コップと一緒に準備しておきましょう。
プロジェクター会場で貸し出しをしていることがほとんどだと思いますが、念のため、事前に借りられるか確認しておきましょう。当日はマイクのチェックを忘れないようにしてください。
投影用のスクリーン
マイク
マイクスタンド